¿Cómo crear un índice automático y vinculado?

Para crear un índice automático y vinculado con Word no hay que ser grandes expertos en este tipo de software. En realidad es un proceso relativamente fácil de hacer al que nos acostumbraremos cuando lo hayamos hecho en al menos tres ocasiones.

como crear un índice automático en word

Pero aún con su sencillez no se trata de una de las funciones más comentadas y tampoco es una que sepamos realizar de forma natural.

Por ello necesitamos una guía que nos explique todo lo que hay que hacer paso a paso para beneficiarnos de esta característica.

La importancia de los índices

Para cualquier documento largo, que se encuentre dividido en apartados, el índice es fundamental. Lo sabemos de forma obvia y se trata del tipo de recurso que ayuda a que libros, revistas y otras grandes publicaciones resulten digeribles y estén ordenadas de manera adecuada.

Word es un software que nos facilita la creación de los índices y que además tiene la ventaja de que estos estén vinculados con los distintos apartados del documento, lo que significa que hacer un click en la sección del índice es sinónimo de saltar a esa parte del documento.

Además de esto, otro de los grandes avances de los índices radica en que son automáticos hasta el punto de que si lo hemos introducido en un archivo y después lo completamos con más secciones o información, el propio documento absorberá esos nuevos apartados y los añadirá a la tabla de contenido sin que nosotros tengamos que hacer nada.

Creación del índice paso a paso

Un detalle importante antes de comenzar es decir que los índices los podemos crear en las versiones completas de Word, por lo que si os encontráis esta opción desactivada se deberá a que se trata de una edición no completa.

Dicho esto, si ya tenemos un texto preparado con el cual crear el índice, podremos ponernos a trabajar para dar forma al que será un documento que tendrá un acabado de primera calidad.

» Creación de los títulos del artículo

Este texto tiene que estar dividido en apartados con sus propios títulos. Para comenzar lo que hacemos es irnos al primer título y seleccionarlo.

Con el ratón nos vamos a la barra de navegación superior y en inicio accedemos a la lista de estilos que nos ofrece el programa, la cual no es precisamente corta.

Establecer el Título 1

Tenemos que elegir Título 1, lo que hará que el titular del primer apartado cambie de una manera automática. Se alterará el diseño, el tamaño, el color y el estilo general del texto que teníamos seleccionado. Pero si no es de nuestro gusto no hay de qué preocuparse.

poner el Título 1 del artículo

Lo que hacemos es ir a Título 1 y pulsar el botón derecho para que aparezca el menú de “Modificar”. Esto nos permite alterar la fuente, el tamaño de la letra, el color, poner negrita, subrayado o cursiva.

También tenemos la oportunidad de cambiar el nombre de “Título 1” por algo que nos resulte más cómodo en cuanto al uso del programa. Lo interesante de aplicar estos cambios de estilo en el título es que podemos preconfigurarlo para que Título 1 siempre tenga los rasgos que acabamos de modificar, encajando así en nuestros gustos y permitiéndonos ahorrar mucho tiempo.

Con eso habremos creado el primer tipo de titular, el Título 1 y principal, los grandes apartados.

Establecer los Títulos 2

Pero contamos con que queramos que nuestros apartados tengan sub-apartados e incluso sub-sub-apartados. Para ello lo que tenemos que hacer es repetir el proceso, pero en la barra de navegación de estilos seleccionaremos “Título 2”.

establecer el título del artículo para el índice automático

Esto es lo que determinará que Word sepa que estamos hablando de subtitulares, apartados secundarios dentro de un apartado principal o capítulo en lo que se refiere a la forma de ordenarse en el título.

Las opciones de personalización de Título 2 son las mismas que teníamos en Título 1 y se recomienda modificarlas para al menos mantener la misma línea de estilo que con lo que hemos hecho en Título 1, aunque entendiendo que posiblemente el tamaño de la letra será inferior.

Establecer los Títulos 3

Cuando hemos creado Título 2 y lo hemos puesto a todos los sub-apartados seleccionando y marcando esta opción de estilo, veremos que en la barra de navegación ahora aparece “Título 3”. Que esta nueva opción esté disponible no significa que tengamos que llegar a usarla.

establecer el título 3 dentro del documento de word

Pero si dentro de un sub-apartado hay sub-sub-apartados, como distintas opciones que sirven para explicar mejor un sub-apartado, sí que será lo que utilizaremos.

Todo esto se ve reflejado en el índice de una manera ordenada y muy conveniente, por lo que de forma natural nos encontraremos con que nuestro texto habrá ganado mucha vida gracias al uso de los títulos y del índice generado de forma automática.

» Insertar la tabla de contenidos

Ahora que ya tenemos los tres tipos de Título preparados nos vamos a “Referencias”, “Tabla de contenido” y dentro de este apartado elegimos “Insertar tabla de contenido”. Desde la vista preliminar contamos con varias opciones que podemos modificar con el objetivo de que el archivo quede tal y como lo prefiramos.

como insertar el índice automático en word

Es posible mostrar los nombres de página, alinear de distintas maneras, elegir varios estilos (clásico, formal, estilo personal, etc) y elegir la cantidad de niveles que vamos a ver dentro del índice.

¿Qué ocurre si ya hemos creado el índice pero añadimos algún apartado más que queremos que aparezca en el mismo? Lo que tenemos que hacer es darle la orden a Word de absorber ese nuevo contenido.

Para ello nos vamos a la parte superior y elegimos “Actualizar tabla”, tras lo cual elegimos una de las dos opciones disponibles y pulsamos aceptar. Así lo actualizaremos y el índice seguirá creciendo. ¿Cómo desplazarnos automáticamente hacia apartados específicos del índice?

Lo que tendremos que hacer será ponernos con el ratón sobre la sección a la que queremos desplazarnos y pulsar el botón control y el botón de la posición izquierda de nuestro ratón, lo que hará que de una manera directa nos desplacemos hacia la zona del texto a la que queríamos ir.

SOBRE EL AUTOR

foto de Manolo Llorca

Artículo escrito por Manolo Llorca - Docente en la Universidad Politécnica de Valencia. Soy experto en programación, redes y sobre todo, en ofimática. Además de la docencia, ayudo a empresas a digitalizarse de manera sostenible.

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